Elevando os Resultados do Negócio através da Melhoria na eficiência dos Processos

Quando se fala em aumentar os resultados do negócio, a primeira coisa que vem a cabeça do empresário é “ampliar a estrutura”, ou pelo menos “melhorar a estrutura”, e isso inevitavelmente também quer dizer “investir” no negócio.

Falar em investimento em empresas PME (Pequeno e Médio porte) no atual contexto não é algo muito fácil, visto que as linhas de crédito disponíveis nem sempre são favoráveis ao investimento que se quer fazer, e mesmo que seja, muitas vezes a empresa não tem acesso fácil a estas linhas de crédito.

É preciso entendermos que para ampliar os resultados atuais, não necessariamente deve significar a aquisição de novos recursos, mas sim de melhorar a eficiência dos recursos existentes, o qual, além de sair mais barato, efetivamente são as ações que melhoram os resultados da empresa.

A melhora dos recursos existentes, sendo mais objetivos, dos profissionais que trabalham na empresa, devem considerar os seguintes pontos:

• O processo definido para cada profissional ou grupo de profissional é eficiente, ou seja, ele permite dar velocidade e qualidade ao processo ?
• As ferramentas ou recursos utilizados pelos profissionais, durante o processo, estão adequados, ou atendem ao mínimo necessário ?
• A equipe foi suficientemente treinada para o exercício de todas as tarefas ativadas pelo processo ?
• Foram definidas Metas para equipe, ou seja, cada um sabe exatamente qual o resultado que tem que atingir ?
• A equipe está motivada para atingir as metas definidas ?

Dos pontos citados acima existe um ponto que diria ser o ponto central para que os resultados sejam atingidos, e que muitas empresas tem dificuldade de definir e implementar, que é a definição e implementação de um processo eficiente.

Mas afinal o que significa ter uma boa definição de processos ?

• Sequencias bem definidas, mais objetividade, e velocidade nos processos
• Menor dependência de habilidade ou de proatividade dos participantes, ou seja, diminui a necessidade de profissionais mais “Seniores”.
• Alertas e checklists pré definidos, permitem que não haja esquecimento de tarefas importantes, impactando positivamente na qualidade e nível de padronização dos processos.
• Treinamentos mais objetivos, focados no processo, ou seja, menor custo, e maior eficácia na capacitação dos colaboradores.
• Eleva e padroniza a eficiência dos colaboradores no exercício das tarefas do processo, dando mais previsibilidade ao negócio.
• Automaticamente, os custos dos processos caem, principalmente em função da redução de erros, retrabalhos, desvios, assim como dos tempos de execução de cada tarefa.

Em resumo, o princípio adotado é o aumento da eficiência empresarial, está diretamente relacionado com o aumento da eficiência de cada recurso da empresa, e o aumento da eficiência dos recursos, depende de uma boa definição de processos.

Em se tratando de melhoria de processos, deve se considerar o investimento em Sistemas ERP e CRM que tenham boa capacidade e flexibilidade para gerir processos específicos, neste caso, os investimentos em eventuais customizações se pagarão com o aumento da eficiência interna, e no maior controle dos processos.

Neste caso, sistemas “engessados” dificultam a implementação de processos específicos, da mesma forma vale para sistemas flexíveis com custos de customização muito elevado, neste caso é muito importante estabelecer critérios de seleção de Softwares que também levem estes pontos em consideração.

Uma boa definição de processos, associado ao uso de sistemas ERP/CRM para dar suporte a estes processos tem sido uma prática bastante adotadas em empresas PME que precisam constantemente estar melhorando a sua produtividade para se manterem competitivas no mercado.